5 Facteurs clés de la gestion du temps

de | 18 décembre 2016

5 Facteurs clés de la gestion du temps

“Nous avons mal à notre temps et nous ne savons pas que ça se soigne!”                                 Jean-Louis Servan-Schreiber

La gestion du temps est intimement liée à la réussite, la productivité, la satisfaction et le bien-être. En fait, gérer son temps revient à gérer sa vie.

Il s’agit d’une compétence fondamentale que nous devons apprendre à maîtriser dans notre vie professionnelle et personnelle (1). Il n’est pas question de travailler davantage, mais plus efficacement, en axant sur les résultats et plus de satisfaction

1. Le temps, c’est la vie

Il est essentiel d’en être conscient à chaque instant: la manière dont nous passons notre temps correspond à notre façon de vivre.

Le temps est devenu ce que nous avons de plus précieux. Les personnes qui se plaignent d’un manque de temps sont plus nombreuses que celles qui disent manquer d’argent (Servan-Schreiber, 2000).

Le temps que nous consacrons à nos activités façonne la qualité de notre travail, nos relations et notre bonheur

2. La mauvaise gestion du temps est une source majeure de stress

La pression du temps est la malédiction de notre époque: elle est devenue une source majeure de stress qui est à l’origine d’une multitude de maux et de souffrances (2).

Le triangle diabolique composé de ses 3 pôles – objectif, qualité et délai – nous emprisonne en permanence dans des contraintes inévitables: si nous désirons améliorer la qualité, nous avons besoin de plus de temps ou nous sommes obligés de réduire le nombre d’objectifs. Si nous voulons accroître la quantité de choses à accomplir, la qualité risque de baisser ou le temps nous manquera. Si nous disposons de moins de temps, la quantité et/ou la qualité de notre production pourraient diminuer.

Et pourtant, en dépit de ces contraintes évidentes et omniprésentes, la demande au travail aujourd’hui exige de faire toujours plus, mieux, plus vite et moins cher. Immanquablement le stress en résulte. Traiter tout comme urgent, courir d’une activité à l’autre toute la journée, sans jamais éprouver de la satisfaction, nous met sur le droit chemin vers la tension et en fin de compte au burnout, «la maladie de notre siècle» (Huffington, 2015).

Il est vital de trouver du plaisir au travail. Notre productivité, notre engagement à contribuer au succès de notre entreprise et notre bien-être en dépendent.

3. Distinguer importance et urgence

Nous savons par expérience et la recherche le confirme: l’urgence l’emporte constamment sur l’importance dans le choix d’une tâche. Si nous ne restons pas attentifs à nos priorités, nous serons toujours tentés de nous atteler à ce qui est urgent plutôt qu’à ce qui est important, au détriment de la signification des résultats obtenus.

Contrairement à ce qui compte pour nous, l’urgence est le plus souvent déterminée par les autres qui nous obligent à entreprendre immédiatement une tâche que nous ne considérons pas forcément comme importante.

Afin de gérer notre temps efficacement, il est indispensable de préciser nos objectifs, par exemple en utilisant les 5 caractéristiques de SMART: Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste et Temporel.

Fixer des objectifs spécifiques quotidiens et être conscients de leurs priorités respectives, voilà ce qui caractérise les gens qui réussissent (Covey, 2012).

L’échéancier pour fixer les délais a diminué considérablement: auparavant un délai de trois mois était perçu comme du moyen terme. A présent ce même délai est souvent considéré comme une échéance à long terme, alors que le court terme s’est rétréci à une semaine ou même à des jours, voire des demi-journées.

Des évaluations périodiques de votre emploi du temps s’avèrent des plus utiles. En notant à la fin de chaque journée pendant une ou deux semaines toutes vos activités et leur durée, vous pourriez découvrir, par exemple, que vous avez passé beaucoup trop de temps sur des tâches peu importantes (telles que les mails), que sur celles jugées importantes (telles qu’un projet d’envergure) !

“Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas être fait du tout.”   Peter Drucker

4. Gain de temps vs perte de temps

Cerner les gains et pertes de temps nous permet de devenir plus efficaces et plus satisfaits dans notre travail quotidien.

Voici quelques exemples de gains de temps:

un espace de travail calme est propice pour travailler de manière productive. Des études ont montré que les bureaux d’espaces ouverts (open space) tendent à générer distractions et interruptions qui perturbent et ralentissent le travail

des listes des choses quotidiennes et hebdomadaires à effectuer nous aident à rester focalisés sur les tâches prioritaires et à nous rappeler les délais

s’occuper des missions difficiles et importantes en premier lors de périodes où nous nous sentons le plus productifs (par exemple tôt le matin) représente la meilleure stratégie pour combattre la procrastination (Tracy, 2013)

n’aborder une tâche qu’une seule fois: qu’il s’agisse d’un courriel, d’une lettre, d’un document ou d’un message vocal, la traiter une fois seulement quand vous avez suffisamment de temps pour la régler dans sa totalité

collaboration et travail d’équipe: si vous avez besoin d’aide, sollicitez-la tôt. Ne pas se laisser aveugler par l’orgueil, permettez aux autres de vous donner un coup de main

délégation: les cadres rechignent souvent à déléguer («je suis le seul à pouvoir bien faire cette tâche», «cela prend moins de temps de le faire moi-même que de l’expliquer à une autre personne»). Et ce, malgré le fait que transmettre une tâche soulagerait leur agenda trop chargé et offrirait à leurs collaborateurs une opportunité d’acquérir de nouvelles compétences

apprendre à dire non est indispensable: s’affirmer sans être agressif ou irrespectueux quand vous subissez des demandes à un moment où vous êtes engagé dans un travail important

régulièrement bloquer du temps dans votre agenda pour vous-même: pour des réflexions stratégiques, faire une pause et également pour faire face aux imprévus….

Voici quelques exemples de pertes de temps:

mauvaise gestion des courriels: fréquemment vérifier les nouveaux e-mails; envoyer une copie à des personnes non directement concernées par le message; rédiger un long courriel sans indiquer l’action requise…

envoyer des sms, bavardages et commérages

–navigation non ciblée sur internet et sur les réseaux sociaux

–interruptions en tout genre: appels téléphoniques, visites inopinées, mails…

“Il y a des gens qui ne savent pas perdre leur temps tout seul. Ils sont le fléau des gens occupés”   La Bruyère

réunions trop fréquentes, mal organisées et mal dirigées (3)

mauvaise communication: messages confus, pas d’écoute, feedback insuffisant ou absent

infrastructure et outils inadéquats risquent de ralentir sensiblement le travail…

Plusieurs lois (4) ont décrit comment nous tombons dans des pièges qui nous font perdre du temps. La plus connue est celle de Pareto: 80% des effets sont dus à 20% des causes. Par exemple 80% des résultats découlent de seulement 20% du travail.

Ou prenez la loi de Parkinson: le travail s’étend jusqu’à occuper tout le temps réservé à une tâche (pensez par exemple à la durée agendée pour une réunion !).

5. Equilibre entre vie professionnelle et privée

Parvenir à un équilibre entre la vie au travail et la vie privée peut constituer un vrai challenge (5). Certaines personnes ont même abandonné toute tentative dans ce sens, étant convaincus que ce concept est devenu illusoire.

Seulement voilà, afin de rester en bonne santé et productif, il est essentiel de changer de rythme et atteindre un équilibre entre le temps passé au travail, aux loisirs et aux sports, en famille, avec nos amis et un sommeil suffisant.

Par ailleurs, au-delà d’un nombre d’heures conséquent au travail, la loi des rendements décroissants s’impose: en travaillant davantage encore, nous devenons en fait moins productifs! Il en est de même pour de longues périodes sans pause.

La plus grande menace cependant – et de loin – qui pèse sur cet équilibre est de rester connecté 24/7 à nos smartphones, tablettes et ordinateurs.

«Débranchez!» est devenu le cri de ralliement pour combattre cette tendance qui n’est pas seulement contreproductive, mais engendre des problèmes de santé, de l’absentéisme et de l’épuisement (Huffington, 2015).

Messages clés

” Le temps est le capital le plus rare et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut rien gérer d’autre.    Peter Drucker

Il n’est guère possible de surestimer l’importance de la gestion du temps: chaque jour, elle affecte notre performance et notre bien-être dans la vie professionnelle et privée. Il est dès lors crucial d’être conscient en tout temps de l’utilisation de notre temps et d’évaluer le rendement de notre investissement.

L’exigence constante de faire plus, mieux et plus vite est une source majeure du stress et du burnout, la maladie de notre siècle.

Distinguer entre importance et urgence est essentiel. L’urgence décidée par les autres, l’emporte trop souvent sur l’importance au détriment de résultats qui font la différence.

Repérer les gains de temps (déléguer, apprendre à dire non, réserver du temps pour des tâches stratégiques…), tout comme les pertes de temps (mauvaise gestion des courriels, savoir dire non, navigation sur internet peu ciblée, interruptions…) nous aide à devenir plus efficaces.

Un équilibre entre vie professionnelle et privée est devenu illusoire pour bon nombre de personnes. Pourtant, le temps pour nous reposer, dormir, jouer et être avec notre famille et nos amis est indispensable pour régénérer notre vitalité.

Références

Covey, S.R. (2013), Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent. Edition 84, Collection : J’ai lu Bien-être.

Huffington A. (2015), S’épanouir : Réussir sans défaillir. Fayard, Collection : Documents.

Servan-Schreiber J-L. (2000), Le nouvel art du temps : Contre le stress. Albin Michel, Collection : Essais Doc.

Tracy B. (2013), Avalez le crapaud. Trésor Caché.

  1. http://www.business-leader.ch/conseils/management/2391-apprendre-à-bien-gérer-son-temps
  2. https://www.linkedin.com/pulse/20140802162919-15251082-the-high-cost-of-stress-in-the-workplace?trk=mp-reader-card
  3. https://www.linkedin.com/pulse/20140924161251-15251082-stop-unproductive-and-costly-meetings?trk=mp-reader-card
  4. http://www.blog-emploi.com/8-lois-du-temps/
  5. http://www.psychologies.com/Travail/S-epanouir-au-travail/Equilibre-vie-pro-vie-privee/Articles-et-Dossiers/Travail-rester-tard-ou-non

 

Dr. Marcel Lucien Goldschmid, Directeur, Management – Training – Coaching, MTC